Хортица-Отель-Ресторан 5

программа для автоматизации гостиниц, баз отдыха.

(программа включает модуль "Ресторана", связанный с гостиничной частью)

Программа предназначена для автоматизации учета в гостиницах различных размеров: от небольшого отеля на несколько номеров до крупных гостиниц (300-500 номеров). В одной системе можно вести учет по нескольким гостиницам, что может быть полезным туроператорам. Продажи номеров могут одновременно вестись от имени нескольких фирм (Например, единым номерным фондом одновременно управляют ООО и ЧП). Работа ведется на удобном графическом плане, столбцами которого являются даты. Внизу плана, под каждым столбцом, собрана итоговая информация за день: количество занятых номеров, процент загрузки, количество заезжающих гостей (номеров), количество освобождающихся номеров (выезжающих гостей), стоимость оказанных услуг, полученная выручка и т.д. Эта часть плана может быть настраиваемой для каждой категории пользователей. Номерной фонд на плане расположен построчно и представляет собой древовидную структуру. В общем случае это могут быть:

· Гостиницы

· Категории номеров

· Корпуса

· Этажи

· Номера

· Места

При настройке системы лишние группы могут быть отключены. Так, например в плане, изображенном на рисунке оставлены: категории, корпуса, номера и места. План может быть свернут по любой группе щелчком мышки. Свернутая группа занимает одну строку, на которой указана итоговая информация по каждому дню, аналогично итоговой информации внизу плана. В соответствующей колонке свернутая группа отражается плюсиком. Щелчок по плюсику разворачивает группу. Также на плане помещены специальные управляющие кнопки, позволяющие сворачивать-разворачивать план до уровня нужных групп. Во время работы план можно "сжимать-растягивать", меняя ширину колонок.

Бронирование номера или группы номеров производится простым движением мышки. При этом можно сразу принять полную или частичную предоплату. Забронированные номеру сразу же отражаются на плане и изменяют итоговую статистику. При бронировании формируется документ Заявка, который помещается в журнал заявок. Если при бронировании была принята оплата, то формируется квитанция, которая помещается в журнал квитанций.

Перемещаться по шахматке можно при помощи клавиш со стрелками, клавиш PgUp и PgDown, Home и End. Можно при помощи полос скролинга. А еще удобно использовать колесико мышки для перемещения по шахматке. Причем таким способом можно перемещаться как в горизонтальном, так и в вертикальном направлениях. Для смены направления, в котором прокручивает колесико мышки используйте кнопку с изображением мышки на панели управления шахматкой.

В процессе работы каждый гость проходит 3 стадии:

· бронирование

· проживание

· архив

В зависимости от того, на какой стадии находится гость он по разному отражается на плане. Забронированный номер представляет собой полосу в зеленой рамочке, проживающий - обрамлен синей рамочкой, гость находящийся в архиве - бордовой. По своему вкусу и восприятию цвета можно изменить.

Если в номере проживает несколько человек, и гости имеют разные сроки размещения, то полоса состоит из нескольких частей. На плане видно, что Захарченко проживает с 10 го по 16 мая (на одном месте). С 15 го по 16 мая номер забронирован для Пирогова.

Если остановить курсор мышки на полосе занятогономера, то на экране появится всплывающая информационная панель. На панели для каждого гостя указано: по какой заявке он размещен, наименование заказчика, номер места, наименование тарифа и сроки проживания. Если щелкнуть мышкой по номеру заявки, то на экране откроется откроется заявка на бронирование. Если щелкнуть по строке, содержащей информацию о госте, то, в зависимости от статуса гостя, откроется либо заявка на бронирование, либо лист поселения. Напротив каждого гостя имеются управляющие кнопки. С их помощью можно поселить гостя согласно брони (зеленая кнопка, отменить заявку на бронирование (желтая кнопка), выселить проживающего гостя (красная кнопка). Заявка на бронирование связывает гостя с заказом:

при помощи этого документа можно откорректировать раннее введенное бронирование. Также в документе видны статусы гостей (гость еще не заехал, проживает или уже выехал). Документ удобен для контроля за групповыми заездами.
Также заявка является основой для акта выполненных работ по безналичному проживанию. За ней закреплены все счета за проживание и дополнительные услуги гостей. Также документ используется для выставления штрафов за простой и позднюю отмену бронирования.

Заявки на бронирование заносятся в журнал заявок:

в журнале видны дата бронирования, номер документа, заказчик, контактный телефон, срок проживания, стоимость заказа, сумма внесенной предоплаты, статус заявки и имя оператора, создавшего документ.
Из журнала можно открывать и редактировать заявки, создавать новые и удалять существующие, отменять и восстанавливать. Можно использовать фильтр.

В системе существует 2 способа формирования баланса: баланс номера и баланс гостя. Оба способа можно использовать одновременно (для разных гостей).

Баланс для номера

Для работы с балансом номера используется специальный документ - Лист поселения:

основными реквизитами являются: номер комнаты, срок проживания и ФИО ответственного гостя.
Количество проживающих гостей может быть указано в соответствующих полях без ввода детальной информации. Возможна регистрация гостей:

Регистрация гостей предпочтительнее, т.к. эта информация является основой для многих отчетов.
Баланс номера представляет собой список выставленных гостю счетов и внесенных им платежей.

любой документ может быть открыт для редактирования. Также здесь можно создавать новые документы (счета за проживание и дополнительные услуги, квитанции), удалять их.

Баланс гостя отражается в специальной форме. На первой закладке отражены счета гостя за проживание:

здесь можно создавать, удалять, изменять счета и проводить над ними различные операции (разделяьть), объединять.
на следующей закладке собраны счета за дополнительные услуги:

с ними также можно проводить различные операции.
На следующей закладке собраны все счета вместе

Настройка системы производится при помощи дерева, которое вызывается из главного меню программы.

дерево имеет следующие ветви:

· гостиницы - список гостиниц, номерным фондом которых управляет программа. Раскрыв узел, вы получаете доступ к принадлежащим гостинице справочникам: категорий, корпусов, номеров, тарифов, услуг.

· фирмы - перечень фирм, от имени которых ведутся продажи. Фирмы (частные предприниматели) могут быть на разных формах налогообложения.

· настройки - настройка параметров системы.

· страны - справочник стран (гражданство гостей).

· праздники - справочник праздников (для случая, когда отдельные тарифы для будних, отдельные для выходных и праздничных дней).

· пользователи - список пользователей системы

· валюты - список валют, в которых может приниматься оплата

· отчеты - редактор отчетов, служит для создания и редактирования отчетов.

Если выбрать на дереве какой-либо элемент справочника, то в правой части откроется форма, содержащая реквизиты выбранного документа. В поля формы можно вносить и изменять значения. По окончании редактирования следует нажать ОК.

Для управления справочниками служат управляющие кнопки, находящиеся внизу окна дерева

с их помощью можно: добавлять элементы (объекты) в справочник, удалять их, создавать новые объекты на основе существующих (копировать).

В справочнике представлен список гостиниц, номерным фондом которых управляет программа.

Для добавления новой гостиницы в систему следует установить курсор либо на наименование раздела (гостиницы) либо на ветвь любой существующей гостиницы и нажать кнопку создания нового объекта (см. управление справочниками).Раскрыв узел, вы получаете доступ к принадлежащим гостинице справочникам:

· номерной фонд - справочник включает в себя справочник категорий номеров и подчиненный ему справочник номеров

· корпуса - справочник корпусов

· виды тарифов - справочник представляет собой список видов тарифов, используемых в гостинице.

· Периоды действия цен - используется для возможности использования сезонности тарифов. Также полезен для изменения цен в гостинице.

· Тарифы - здесь определяются цены на проживание, бронирование,ранний заезд, поздний выезд.

· Реквизиты номеров - справочник предназначен для ввода пользователем индивидуальных реквизитов, присущих данному отелю и не отраженных в категорийности (например: вид на море, зона WiFi...). Реквизиты номеров могут использоваться как дополнительные параметры при фильтрации.

· Справочник услуг - дополнительные услуги, оказываемые гостиницей (автостоянка, МТР, сауна...).

· Бронируемые услуги - дополнительные услуги, которые следует бронировать (с использованием шахматки доп.услуг).



Справочник является дочерним для справочника гостиниц.

Справочник содержит наименование и код корпуса.

Добавлять, удалять, редактировать записи следует так, как и во всех справочниках (см. управление справочниками).

Если Ваш отель содержит только один корпус, то нет смысла отражать соответствующую ему колонку на плане размещения (см. настройка). Однако в справочник все равно следует ввести единственную запись.

Справочник этажей является виртуальным. В справочнике номеров этаж указывается цифрой, и при загрузке системы строится виртуальный справочник, подчиненный справочнику корпусов.

Если в Вашем отеле нецелесообразно вести поэтажный учет (например, учет ведется по корпусам), то можно убрать соответствующую этажу колонку с плана размещения (см. настройка).

Справочник является дочерним для справочника гостиниц.
Понятие категории вводится для объединения подобных номеров. Категория является характеристикой номера. Обычно номера одной категории должны быть взаимозаменяемыми. Также номера одной категории имеют одинаковые цены (при прочих равных условиях).

справочник содержит следующие реквизиты:

· Код - уникальный код, генерируется автоматически

· Наименование - наименование категории

· Сокращенное наименование - должно содержать 2-3 символа и однозначно характеризовать категорию. Используется для отражения категории на плане, а также для формирования артикулов и наименований тарифов

· Мест - количество мест в номере

· Доп.мест - количество дополнительных мест в номере

· Детских мест - количество детских мест в номере

· Комнат - количество комнат в номере

Добавлять, удалять, редактировать записи следует так, как и во всех справочниках (см. управление справочниками).

Справочник является дочерним для справочника гостиниц.

Виды тарифов используются для ценообразования. Благодаря ему появляется возможность продавать номера одной категории по разным ценам (например, с включенным в стоимость проживания питанием, тарифы для отдельных категорий (туроператоры, корпоративные клиенты))

Добавлять, удалять, редактировать записи следует так, как и во всех справочниках (см. управление справочниками).

Справочник является дочерним для справочника гостиниц.

Справочник позволяет использовать сезонность для ценообразования в отеле.

Справочник содержит следующие реквизиты:

· Код - уникальный код периода. Присваивается автоматически

· Начало действия периода

· Окончание действия периода

· Наименование периода

В дереве указываются наименования периодов. Если наименование периода не указано, в дереве период отражается по граничным срокам.

Добавлять, удалять, редактировать записи следует так, как и во всех справочниках (см. управление справочниками).

Даже если в Вашем отеле сезонность не применяется, эту возможность можно использовать в случае изменения тарифов.



Справочник является дочерним для справочника гостиниц.

Записи справочника являются основополагающими для ценообразования в гостинице:

Идентифицирующими полями справочника являются:

· код - уникальный идентификатор, заполняется автоматически

· наименование - наименование для идентификации тарифа.

· артикул - максимально короткий уникальный символьный идентификатор тарифа

В справочнике определяются стоимости:

· Проживания

· Бронирования

· Раннего заезда

· Раннего заезда 2 (возможно применение 2х градаций раннего заезда, например с 0:00 до 8:00 и с 8:01 до 12:00 )

· Позднего выезда

· Позднего выезда2 (возможно применение 2х градаций позднего выезда, например с 12:01 до 18:00 и с 18:01 до 23:59)

Все указанные цены определяются для:

· номера

· места

· дополнительного места

· детского места

Дополнительно в тарифе определяются типы завтрака, обеда и ужина, которые могут быть включены в данный тариф. В программе допускается использование нескольких типов завтрака, обеда и ужина. Например, для люксов может предлагаться один завтрак (более дорогой), для стандартов - другой завтрак (более дешевый). Возможно для одного вида тарифа (бизнес) - использовать одно питание, для другого (эконом) - другой тип питания.

Для идентификации тарифа используются следующие поля:

· Категория номера

· Вид тарифа

· Период - период действия цен

· Дополнительный признак - допустимы следующие значения:
0 - постоянный тариф
1 - тариф для выходного дня
2 - тариф для будних дней
3 - тариф для выходных и праздничных дней

· Договор (и заказчик) - для контрагента может быть установлен индивидуальный тариф. Причем допускается одновременное применение несколльких индивидуальных тарифов к одному контрагенту. Для этого введено понятие договора.

см. Расчет стоимости проживания

Если баланс ведется для номера с использованием листов поселения, то для расчета цены применяются только значения для номера.

Расчет стоимости проживания производится в документе Счет за проживание.

Наряду с основными услугами (проживание, бронирование, ранний заезд и поздний выезд), услугами питания, гостиницы оказывают еще и дополнительные услуги. Это автостоянка, доступ к интернет, пользование телефоном, междугородние переговоры, сауна, мед.услуги, СПА салоны, услуги проката.

Предлагаемые гостям услуги можно разделить на две группы:

· бронируемые услуги - услуги, которые следует бронировать зараннее (сауна, мед.услуги, автостоянка(при ограниченном количестве парковочных мест))

· прочие услуги - услуги, которые могут быть оказаны без предварительной записи (междугородние переговоры, доступ к интернет, прокат, платное телевтдение).

Это разделение является условным и может быть индивидуальным для каждогоконкретного случая.

Перечень оказываемых услуг собран в одноименный справочник. Он одновременно является справочником артикулов (номенклатур в терминологии 1с).
Все услуги объединены в группы. Например, к группе автостоянка относятся: стоянка легкового автомобиля, стоянка мотоцыкла, стоянка микроавтобуса.

Справочник услуг является дочерним для справочника гостиниц. Услуги собраны погруппам. Если выбрать узел группы, то
в правой части откроются реквизиты группы, относящиеся ко всем реквизитам группы:

· код - уникальный код группы, присваивается автоматически

· наименование - наименование группы

· сокращенное наименование

· облагается НДС - облагается ли стоимость услуг группы НДС (если фирма, от имени которой ведется продажа не является плательщиком НДС, этот признак игнорируется)

· облагается гостиничным сбором

Выбрав узел услуги

Вы имеете доступ к следующим реквизитам:

· код - уникальный код услуги, заполняется автоматически

· Наименование - наименование услуги

· Цена - стоимость предоставляемой услуги

· Единица измерения

Наиболее часто используемыми единицами измерения являются:

· Сут - цена указана за сутки

· Час - цена указана за час